MeerGym’s Digitale Transformatie – Van Verouderd naar Vooruitstrevend

Uitdaging

MeerGym, een toonaangevende aanbieder van software voor gymleerkrachten in het basisonderwijs, kampte met groeiende problemen in hun twee kernproducten: GymWijzer en VolgWijzer. Deze verouderde webapplicaties, die al meer dan een decennium in gebruik waren, vertoonden steeds vaker bugs en stabiliteitsproblemen.

Dit leidde tot:

1. Toenemende klantenontevredenheid
2. Overbelasting van de klantenservice
3. Stagnatie in het aantrekken van nieuwe klanten
4. Risico op verlies van marktaandeel

MeerGym benaderde Mantix BV met de uitdaging om beide applicaties te moderniseren zonder de uitgebreide functionaliteit en waardevolle historische data te verliezen.

Onze Aanpak

1. Grondige Analyse: We begonnen met een diepgaande analyse van beide applicaties, waarbij we de bestaande functionaliteit, datastructuren en pijnpunten in kaart brachten.
2. Technologie Stack Upgrade: We kozen voor een moderne, schaalbare technologie stack, waaronder Livewire voor de frontend en Laravel voor de backend, gekoppeld aan een goed gestructureerde MySQL database.
3. Modulair Ontwerp: We herstructureerden de applicaties in modulaire componenten, wat toekomstige updates en onderhoud aanzienlijk vereenvoudigt.
4. Data Migratie Strategie: We ontwikkelden een zorgvuldige migratiestrategie om alle historische data, sommige dating uit 2013, nauwkeurig over te zetten naar de nieuwe systemen.
5. Verbeterde Gebruikersinterface: We moderniseerden de UI/UX, met focus op intuïtiviteit en efficiëntie, gebaseerd op feedback van bestaande gebruikers.
6. Uitgebreide Testing: We implementeerden rigoureuze testsuite, inclusief unit tests, integratie tests en end-to-end tests om stabiliteit te garanderen.
7. Gefaseerde Uitrol: We kozen voor een gefaseerde implementatie, beginnend met een bètatest onder geselecteerde gebruikers, gevolgd door een geleidelijke uitrol.
8. Ondersteuning bij Verwerkersovereenkomst 4.0: Als

Resultaten

1. Verhoogde Stabiliteit: Het aantal gerapporteerde bugs daalde met 95% binnen de eerste drie maanden na volledige implementatie.
2. Verbeterde Gebruikerstevredenheid: Klanttevredenheidsscores stegen van 6.2 naar 8.9 op een schaal van 10.
3. Efficiëntere Klantenservice: De tijd die het supportteam besteedde aan het oplossen van technische problemen daalde met 80%, waardoor ze zich konden richten op proactieve klantenondersteuning.
4. Groei in Klantenbestand: MeerGym zag een toename van 30% in nieuwe klantacquisities binnen zes maanden na de lancering van de vernieuwde applicaties.
5. Toekomstbestendigheid: De nieuwe modulaire architectuur maakt het eenvoudig om nieuwe features toe te voegen en de systemen up-to-date te houden.
6. Databetrouwbaarheid: Alle historische data, sommige tot 10 jaar oud, werd succesvol gemigreerd zonder verlies van integriteit.

Testimonial

“De transformatie die Mantix BV heeft gerealiseerd voor onze GymWijzer! en VolgWijzer! applicaties is niets minder dan spectaculair. Niet alleen zijn onze systemen nu stabiel en gebruiksvriendelijk, maar we zien ook een significante groei in ons klantenbestand. De investering heeft zichzelf dubbel en dwars terugverdiend.” – Harry van der Meer, eigenaar MeerGym

Gegevensbescherming en Compliance

Een cruciaal aspect van de herontwikkeling was het waarborgen van de privacy en gegevensbescherming, vooral gezien het feit dat MeerGym veel werkt met onderwijsinstellingen.

Mantix BV speelde hierin een sleutelrol:

Verwerkersovereenkomst:

We hielpen MeerGym bij het opstellen van een verwerkersovereenkomst die volledig voldoet aan het Model Verwerkersovereenkomst 4.0 van het Privacyconvenant Onderwijs. Dit garandeerde dat:

• Alle gegevensverwerking voldoet aan de laatste onderwijsspecifieke privacynormen
• Er duidelijke afspraken zijn over de verantwoordelijkheden van MeerGym en hun klanten
• De rechten van leerlingen en docenten adequaat worden beschermd

Privacy by Design

We implementeerden privacy by design principes in de nieuwe applicaties, waaronder:

• Data minimalisatie
• Sterke versleuteling van gevoelige gegevens
• Gebruikersspecifieke toegangscontroles
• Uitgebreide audit logs voor alle gegevensverwerkingen

DPIA Ondersteuning

We ondersteunden MeerGym bij het uitvoeren van een Data Protection Impact Assessment (DPIA) voor de vernieuwde applicaties, wat resulteerde in een positieve beoordeling van de privacyrisico’s.

Deze focus op gegevensbescherming en compliance had aanvullende positieve effecten:

• Verhoogd vertrouwen: Onderwijsinstellingen toonden meer vertrouwen in MeerGym’s diensten, wat bijdroeg aan de groei in het klantenbestand.
• Concurrentievoordeel: MeerGym kon zich onderscheiden als een privacybewuste en compliante aanbieder in de onderwijssector.
• Toekomstbestendigheid: De implementatie van deze maatregelen maakt het eenvoudiger voor MeerGym om te blijven voldoen aan evoluerende privacywetgeving.

Conclusie

De herontwikkeling van GymWijzer! en VolgWijzer! door Mantix BV illustreert een holistische aanpak van digitale transformatie. Dit project toont aan dat succesvolle modernisering verder gaat dan alleen technische verbeteringen. Door de combinatie van geavanceerde softwareontwikkeling, gebruikersgerichte design, en grondige aandacht voor gegevensbescherming en compliance, heeft Mantix BV een alomvattende oplossing geleverd die MeerGym’s positie in de markt aanzienlijk heeft versterkt.

De resultaten spreken voor zich: verhoogde klanttevredenheid, verbeterde operationele efficiëntie, en een significante groei in het klantenbestand. Bovendien heeft de integratie van privacybeschermende maatregelen en de ondersteuning bij het opstellen van een verwerkersovereenkomst conform het Privacyconvenant Onderwijs MeerGym gepositioneerd als een betrouwbare en compliant partner in de onderwijssector.

Deze case study onderstreept Mantix BV’s vermogen om complexe uitdagingen aan te gaan, waarbij we niet alleen onmiddellijke technische problemen oplossen, maar ook een solide basis leggen voor toekomstige groei, innovatie en compliance. Het laat zien dat met de juiste expertise en aanpak, verouderde systemen kunnen worden getransformeerd tot state-of-the-art applicaties die voldoen aan de hoogste standaarden van functionaliteit, gebruiksvriendelijkheid en gegevensbescherming.

Door deze geïntegreerde benadering heeft Mantix BV niet alleen de applicaties van MeerGym nieuw leven ingeblazen, maar ook hun bedrijfsmodel toekomstbestendig gemaakt in een steeds complexer wordend digitaal landschap.